Bir tanıdığım var.  Her zaman karşılaşamadığım, işini son derece ciddiye alan ve titizlikle yapan kıymetli bir devlet memuru. Bir devlet kurumunun ön muhasebe kısmında çalışıyor. Çok iyi niyetli, yardımsever ama devleti temsil ettiğinin bilincinde, son derece vakur ve disiplinli bir memur.

Masasından hiç ayırmadığı ve sık sık bir şeyler yazdığı defter dikkatimi çekti ve sordum.

-Bu nedir?

Dedi

-Zimmet defteri

Biraz şaşırdım ama iyice meraklandım. Ve yine sordum

-Ne yapıyorsun bu defterle?

Dedi

-Bana verilen kıymetli evrakları her aldığımda ya da başkasına teslim ettiğimde bu deftere yazıp hem ben imzalıyorum hem de bana getiren ya da benden alan kişinin imzasını alıyorum. Böylece bir evrakın bende olduğu ya da benden çıktığında kime gittiğini imzalı bir şekilde kayıt altına alıyorum..

Hımm. Ne tür evraklar mesela?

-Aldığımız hizmet ve mallar için bize gelen faturalar.

-Faturalar?

-Evet, faturalar. Birisi faturayı getirdiğinde teslim alırken deftere yazıp aldım diye imzalıyorum ve getirenin imzasını alıyorum. Daha sonra başka bir arkdaşımız aynı faturayı benden alıp ilgili müdürlere kontrol ve imza için götürüyor tabi yine yazıp imzalıyorum. Daha sonra fatura yine bana geliyor bu sefer teslim aldım diye imzalıyorum ve faturayı sisteme girip bu sefer muhasebeye götürüyorum ama tabi yine teslim ettim diye yazıp imzalıyorum..

İyice şaşırdım. Ve dedim

-İyi de fatura kıymetli evrak değil ki! Fatura kaybolsa ya emailinde originali vardır ya da en fazla faturayı gönderen firmadan kopyasını istersin. Yani hem kıymetli bir evrak değil hem de kaybolsa bile kopyasını temin etmek zimmet defterine kaydetmekten çok daha kolay ve hızlı. Faturanın sisteme kaydı belki 3 dakika tutuyordur ancak zimmet defteri kayıtları (belki) 10 dakika!

-Peki dedim, zimmet defteri kaybolsa ne olacak?

-Sorma! dedi bi kere kayboldu. Heryeri aradım bulamadım. İyiki faturların birde excel listesini saklıyorum bilgisayarımda! Oradan hepsini tek tek başka bir defter alıp yazdım!

Ben şok oldum. Tamam da dedim, ya imzalar? Onlar yok. Peki imzası olmayınca defterin bir kıymeti varmı?

Evet, öyle dedi ama ne yapayım prosedür böyle. Yapmasam yarin bir gün bir yetkili gelir çıkar bakayım zimmet defterini der, olmayınca da hakkımda olumsuz rapor tutar, falan.. Adam haklı. Ona da mantıklı gelmiyor ama kurallara uymak zorunda..

Şimdi diyeceksiniz ki neden taktın bu zimmet defterine?

KONUMUZ KAMUDA VERİMLİLİK

Dünyada ve Türkiye’de fatura gelen ve ödeme yapan tek kurum devlet değil. Ama hiç birisinde zimmet defteri diye bişey yok ve işler hiç aksamıyor. Oralarda faturanın hakkı 3 dakikaysa ona 3 dakika ayrılıyor ve geri kalan 10 dakika başka işlere harcanıyor.  Ben demiyorum ki zimmet defteri hiç olmasın ama kanaatimce ‘’kıymetli evrak’’ tanımında sıkıntı var. Fatura, alınan malın detaylarını ve fiyatını gösteren basit bir borçlandırma sözleşmesidir ve ne gizlidir nede tek nüsha. İstediğiniz kadar nüshasını çoğaltabilirsiniz. Ancak sık geldiği ve çok geldiği için aldım verdim seromonileri yüzünden çok fazla zaman harcanıyor. Bu da büyük bir zaman ve enerji israfına hem de bürokrasiye sebep oluyor.

Kim bilir bu şekilde ya gereksiz ya da kapsamı olması gerekenden çok daha geniş ne ‘’ zimmet defteri’’ misali işler vardır?  Kamu demek devlet demek, devlet demek top yekün bir millet demek. Devletler ve kurumları zamanın gereklerine ve teknolojiyle uyumlu ve soru(n)lara hızlı cevap verebildikleri sürece ayakta kalabilirler ve karlı olurlar.

Biliyorum ki kamuda değişiklik yapmak kolay değil; hem kanuni engeller hem de değişimi sevmeyen eski halden memnun bir sürü insan çıkar karşınıza. Ancak, ya hep ya hiç mantığıyla değil parça parça eskiyen usulleri yenileriyle değiştirmekten başkada çaremiz yok. Zira eski hal muhal ya yeni hal ya izmihlal!..